生産管理部門 見積りチーム 注文書担当

スピーディーに、正確に、臨機応変に

注文書担当の仕事

お客様からきた注文書日程表のフォ ー マットに合わせて入力し、図面に必要事項を書き入れ、他部署に流すというをしています。お客様によってが異なるので、全て同じ注文は無いですし、注文者と送り先が違うケースもあったりするので、全ての情報を窺場に流すために、 1つ 1つ事細かなチェックをしながらします。見積りチ ー ム全員で注文書の作業も同時進行で行います。

具体的な作業の流れ

9時に出勤をしたらすぐに見積りと文書の作業に入ります。常に 1 日中メールやFAXで注文が入り納期もとても短かったりするので、納期の近い順や注文内容を見ながら、各々のスタッフが臨機応変に判断し、作業を進めます。注文書をきっている合問にも、お客様から図面・数量の変更が入ったり、納期を早めて欲しいなどの要望をいただくことがあるので、ご要望にお応えしながら常に頭を回転させ、いくつもの注文を同時に進めていきます。18時に仕事が終わりますが、 1 日はあっという間に過ぎます。

ミスなく&効率よく作業するために

見積りチームのスタッフが、注文も兼任して作業をしていますが、見積りと注文書、一度に同時進行で行うことは限界があるので、やはりメインで注文書をきるというポジションが重要になります。役割があることでミスも少なく、作業効率もとても良いです。

大切にしていること

なかなか思い通りには進みませんが、お客様からいただいた注文書はその日のうちにきる!を目標にしています。納期が随分先だからと、後回しにしてしまうと、いざ取り掛かるときには部材が足りなかったり、分からないことをお客様にお伺いするタイミングが遅くなってしまい、ご迷惑をおかけしてしまうので、そのような事がないよう、お客様の希望納期に応える為、注文情報をできるだけ早く社内に流す!を心が掛けています。

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